Quando bem aplicada, a tecnologia é uma importante aliada na gestão de serviços e pessoas. Reduz custos, modifica comportamentos e se traduz em bons resultados no dia a dia. Um exemplo prático é a adoção do ponto biométrico para colaboradores da Ecos (Espaço Cidadania e Oportunidades Sociais) que atuam nas escolas da rede estadual de ensino. Desde 2017, a Organização Social (OS) oferece suporte a mais de 300 unidades escolares da Paraíba por meio de gestão pactuada com a Secretaria de Estado da Educação Ciência e Tecnologia (SEECT). Entre janeiro de 2018 e dezembro de 2019, a economia decorrente de descontos na folha de pagamento chegou a R$ 1.804.985,44.
A Ecos conta hoje com 294 pontos biométricos instalados e em pleno funcionamento e 39 estão sendo preparados para instalações futuras. Além disso, há 23 equipamentos em estoque. “Nossos colaboradores utilizam ponto biométrico para seus registros diários, como batidas de entrada na jornada de trabalho, batida de fim de jornada de trabalho bem como horários de almoço e intervalos. Isso assegura o controle de assiduidade de cada funcionário da Ecos e reduz o absenteísmo”, explica Maria Cavalcante, analista de folha de pagamento.
Caso haja registro de falta ou atraso, o colaborador da Ecos tem desconto na folha de pagamento. Até agora, o menor volume de descontos foi de R$ 23,4 mil (janeiro 2018) em função de atraso e falta de funcionários da OS; já o maior chegou a 112,7 mil (novembro 2018). Em janeiro de 2020, houve descontos na folha no montante de cerca de R$ 38,4 mil — sendo R$ 36.053,24 em relação a faltas e R$ 2.444,22 a atrasos.
O primeiro ponto biométrico foi instalado em novembro de 2017 na Escola Cidadã Integral Técnica Alice Carneiro, localizada em João Pessoa. “Superou muito a nossa expectativa com relação à frequência e à assiduidade do funcionário. O ponto biométrico foi uma estratégia eficaz para esta instituição, que deveria se estender aos servidores efetivos da rede estadual”, propõe Neuzângela Dantas de Tácio Pinheiro, gestora da escola Alice Carneiro. Para ela, o controle de jornada dos colaborados da Ecos funciona, justamente, por causa da biometria.
“Há servidores efetivos que faltam porque não precisam bater o ponto, eles só assinam. E aí não há desconto de salário quando há falta ou atraso de horas, pois se utilizam de justificativas verbais, sem comprovação de veracidade” diz, ressaltando que esse tipo de problema não existe com relação à maioria dos colaboradores da Ecos, visto que, quando há alguma ocorrência, é algo pontual e as medidas cabíveis são tomadas. Conforme a diretora Neuzângela Dantas, esse sistema ainda pode ser aprimorado. Ela sugere que o funcionário deva passar por um período probatório. Se houver muitas ocorrências de absenteísmo e atraso, com o colaborador passando por unidades escolares diferentes, ele deve ser desligado.
CONTROLE E SEGURANÇA
O trabalho de sensibilização e engajamento dos colaboradores da Ecos em relação à nova ferramenta é feito pelo SAE (Serviço de Atendimento à Escola), a quem também compete o recolhimento da documentação referente à frequência mensal dos funcionários, inclusive o recebimento de atestados de saúde e declarações.
O SAE recolhe o arquivo de importação com todos os registros dos colaboradores e recebe todos os atestados médicos e ocorrências do mês referente ao ponto. Há situações em que o funcionário esquece de bater o ponto ou não apresenta atestado, e isso também gera descontos. Nesses casos, a falta é avaliada e, se ficar provada alguma inconsistência, o valor descontado é colocado para estorno. “Todos os atendimentos para estornos são avaliados pela Ecos e, em casos de divergência no ponto biométrico, nosso departamento SAE é acionado para solucionar o problema”, argumenta Maria Cavalcante.
Os pontos são instalados e supervisionados pelo setor de Tecnologia da Informação da Ecos, que também disponibiliza todo o suporte necessário ao funcionamento efetivo do equipamento. Em casos de faltas de bobinas, o SAE se dirige-se até a unidade escolar para regularizar a situação, e os colaboradores não ficam sem utilizar o ponto. Em casos de danos, o setor de Tecnologia da Informação da Ecos é acionado imediatamente para resolver o problema. Caso seja necessário, o equipamento é trocado.
Por se valer de um recurso biológico para identificação do funcionário, como é o caso da impressão digital de um dos dedos, o processo oferece maior segurança, pois a biometria representa a “assinatura” do colaborador. Com a adoção do ponto biométrico pela Ecos, também houve redução de despesas com papel (pois antes predominava o registro da jornada de trabalho por meio de folha de ponto) e agora não existe mais possibilidade de fraude. Isso porque o ponto biométrico exige a presença do colaborador em seu local de trabalho no momento do registro e não há como outra pessoa se passar por ele.
“A utilização dos pontos tornou a assiduidade dos nossos colaboradores mais segura e frequente. Antes, tínhamos um cenário de faltas, abandono de posto de trabalho, problemas com falta de pessoal no horário das aulas e outras ocorrências. Hoje o cenário é completamente diferente: temos assiduidade, frequência, comprometimento e responsabilidade com o ponto, e as notificações sobre faltas são minoria. Isso é um reflexo positivo dos pontos biométricos nas escolas, com os colaboradores sendo sempre acompanhados de perto”, argumenta a analista Maria Cavalcante.
SAIBA MAIS – A Ecos – Espaço Cidadania e Oportunidades Sociais é uma organização sem fins lucrativos, de natureza filantrópica. A organização social foi criada em 1997 a partir da união de profissionais de diversos segmentos da sociedade. Desde 2017, a Ecos desenvolve importantes ações na rede estadual de ensino da Paraíba por meio de gestão pactuada, contribuindo para o aperfeiçoamento da estrutura escolar e pedagógica das 318 unidades assistidas (inclusive em aldeias indígenas), localizadas no Litoral, Agreste e Sertão.
