A tecnologia tem sido grande aliada na gestão financeira das micro e pequenas empresas: contas a pagar e a receber, notas fiscais e boletos para emitir, verificar quem pagou, cobrar os inadimplentes, controlar o fluxo de caixa e capital de giro são atividades que não precisam ser controladas apenas em planilhas ou no famoso “caderninho”.
“O pequeno empresário geralmente acumula muitas funções, cuida da produção, compras, vendas e acaba não tendo controle do seu financeiro. Em um momento de crise, a empresa começa a se endividar e pode acabar fechando as portas”, comenta Cláudio Piomonte, diretor do YpControl, startup paraibana especializada em tecnologia para gestão de finanças de pequenas empresas.
O especialista recomenda utilizar um sistema de gestão com foco na eficiência financeira de micro e pequenos negócios, de preferência que faça integração com serviços bancários como conciliação com extrato e cartão de crédito e cobrança com emissão de boletos com régua recorrência, além de possibilidade de emitir notas fiscais, tudo no mesmo lugar.
“Com o uso da tecnologia é possível visualizar informações como contas a pagar e a receber, inadimplência, fluxo de caixa, capital de giro, emitir boletos e notas fiscais e gerenciar os contratos. Basta alimentar o sistema com as informações e tudo fica mais profissional e organizado, facilitando a vida do empresário e do contador,” exemplifica Cláudio Piomonte.
Ferramenta permite integração com sistemas bancários e de emissão de notas fiscais:
Cobrança – é o serviço de boleto que compõe o sistema financeiro com integração com Sicredi, Unicred, CEF, Itaú, Banco Inter, Bradesco e Sicoob. A cobrança permite uma automação feita pela Régua de Recorrência que gera os boletos conforme a programação do usuário. “A régua se encarrega, também, de enviar os boletos, lembretes de vencimento e mensagens de agradecimento, no caso da quitação em dia, e cobrança se o boleto não tiver sido pago na data correta. O usuário pode programar a latência desses envios”, comenta Cláudio Piomonte, diretor do sistema YpControl.
Conciliação Bancária – confirma e audita o lançamento financeiro feito no sistema. O usuário também tem a possibilidade de pesquisar o lançamento pela descrição ou cliente no momento da conciliação. Isso facilita o trabalho de quem tem muitos lançamentos na mesma data e valores iguais de clientes diferentes.
Conciliação com cartão de crédito e débito – a conciliação com cartão de crédito e débito permite ao gestor identificar quanto já foi antecipado e quanto falta a receber da adquirente, pois quando se trabalha com cartão de crédito e há uma grande movimentação de vendas, fica complexa a gestão dos recebíveis pois há parcelas, adiantamentos junto ao adquirente, taxas, repasses, descontos.
Realizar a conciliação do cartão ajudará o gestor a visualizar quanto já recebeu e ao que/a quem se refere a quantia recebida, quanto pagou de taxa ao cartão (se está de acordo com o contrato) e quanto ainda terá a receber de vendas realizadas em um determinado período. Com isso, o gestor confere se os valores estão exatos e terá o poder de definir se realmente precisa realizar a antecipação, evitando o pagamento da taxa de antecipação à adquirente.
Notas fiscais – a possibilidade de emissão de NF-e para produtos e NFS-e de serviços integradas ao sistema e aos controles de fluxo de caixa, gestão de custos e de cobranças e conciliação bancária, trazendo maior automação e segurança ao processo, economizando tempo e evitando possíveis erros.
“Com a integração, ao emitir a nota fiscal pelo sistema, já será possível gerar boleto de cobrança de forma automática. Além disso, o valor do produto ou serviço entra no fluxo de caixa e na gestão de contas a receber. E caso haja uma alteração na nota fiscal, a mudança também ocorre automaticamente nesses controles financeiros”, destaca o diretor do YpControl.
Fechamento mensal – Os relatórios e todas as informações estarão em um único lugar, inclusive, permitindo que os contadores tenham acesso a todos os dados e documentos, através do Painel do Contador.
